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アナシス人事労務誌上相談 Vol.51

2022/03/23

人事労務のアナシスによる誌上相談会

「『報連相』より『雑相』」ってなんですか？？」

問い：コロナ対応で情報シェアを強化したいのですが、なかなかうまく行きません。また「『報連相』より『雑相』だ」ということを聞いたのですが、なんのことでしょうか？
黒崎：香港では感染者数が一時期ものすごく増え、この記事を書いている現在中国でも一部でロックダウンが始まるなど気を緩められない状況です。そこへウクライナ情勢の影響で経済も先行き不透明感が増し、従業員が不安を覚えるような状況もあるようです。オフィスワークなどはシフト勤務態勢など在宅勤務も多くなっていると思います。そんな状況を乗り越えるためにも、従業員間のコミュニケーションの質と量、そして経営者が従業員の率直な話を聞ける環境の創造が重要になって来ると考えています。そのスキルと仕組み・仕掛けの一つとしての「報連相」と「雑相」についてお話しします。
さて、今さらかもしれませんが「報連相」とは何か。私どもはこんな説明をしています。全ての業務は指示・命令に始まって報告で終わる。そして指令を受けてPDCAサイクルを回し、その途中の所々で報連相が必要となる。義務である報告、情報のシェアである連絡、人の意見や知恵も統合して問題を解決する相談。どれもがチームとしての成果を出していくために必要なもの。そして「報連相」にはレベルがあって、それぞれの立場によって求められるレベルが違うものだとしています。
しかしコロナ感染状況やワクチン接種の有無などの報告に関しては、個人情報の取扱や考え方の違いに直面して制度化に苦労している企業もあります。こうした基本的な報告と情報共有などはチームとしてやっていくために必要最低限のルールだとは思うのですが、出来る企業と出来ない企業に差が出ているようです。報告と情報共有の妥当性を論理的に説明出来る準備と同時に、従業員のそれぞれの想いを大切にすることも必要でしょう。
一方「報連相」が時代に合っていないという人も出てきています。「報連相」不要論者の論理は（1）責任の所在が曖昧になることがある（2）スピードが削がれる（3）子供扱いと感じてモチベーションが下がる、などの三つが主なものです。上司は「報連相」で状況を知ることとなり、責任を負うこととなります。そのため部下達は責任転嫁しやすく、現場での決断力が削がれていくと。またある上司は全てを報告せよと、部下を信頼せずにコントロールしようとして、部下の集中力を削ぎ、時間のムダを生じさせていると。あるいは部下が相談に行ったら「自分で考えろ」と突き放され、実は上司も知識経験なく全く役に立たなかったなどのケースも。これら全てに共通しているのは「報連相」が、上司が部下をコントロールするためのものでしかない点です。
それでも、アジアにおける組織の統制には「報連相」がまだまだ必要でしょう。それには「報連相」が上司と部下が共に成果を上げるためのものだという共通理解も重要です。
さらに昨今は「報連相」より「雑相」だと言う人も出てきています。テレワークがもたらした課題の一つに、オフィスワークのときにはあった雑談が失われたことがあげられます。偶然発生する何気ない会話がチームの潤滑油となったり不安を解消したり、あるいは新しい発想を生み出したりもする。そして相談しやすい環境を生んでいく。こうした雑談と相談を組み合わせた言葉が「雑相」です。これを意図的に仕掛ける工夫がテレワークでは必要となってきます。
感染者が少なかった中国では在宅勤務の経験不足が課題となっている企業もあるようです。在宅勤務は原則的には生産性が落ちます。生産性を落とさない仕組みと仕掛けを作れない企業では、ずっと落ちたままとなるでしょう。この働き方も一般的となっていくことを想定し、テレワークの目的の明確化と最低限の運用ルールの設定、そしてそのリーダーシップの発揮の仕方を再度検討しておく重要性を感じます。
「報連相」を世に広めた『ほうれんそうが会社を強くする』を書いた山崎氏によれば「下の意見を吸い上げ、働きやすい環境を作り、良好な人間関係をつくるためにほうれんそうがある」とのこと。本来の「報連相」には雑談のような気軽に話せる関係性、あるいは最近の言葉でいえば「心理的安全性」の意味も含んでいたと思えます。本来なら「ざっそう」は摘んでしまって、「ほうれんそう」をこそ立派に育てたいものなのですが。

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