「便利なメルマガ送信ソフトの紹介」兆星電脳有限公司（広東省佛山市）

2016/06/13

ITサービスの仕事で華南地区を忙しく走り回っている著者です。先日、広東省在住の知人よりメールの一斉配信について問い合わせがありましたので、当コラムで紹介します。メールの一斉配信とは、文面の同じメールを一度に多数の受信者に送るシステムです。メルマガ、もしくは同報メールとも呼ばれます。営業用途で潜在顧客へ製品やサービスの案内メールを一斉に送信するという使い方もありますし、サークルのメンバーへの告知メールのように、通常のメールソフトからは一括で送信するには多すぎる受信者へ一度に効率的にメールを送るという使われ方もします。場合によっては不特定多数へのスパムメールにも悪用されることがあります。
さて、今回相談のあった知人のところでは、会社として今までに集めた潜在顧客の名刺（1000枚程度）のメールアドレスに今後効率的に自社のサービス案内をメルマガ形式で配信したいとのこと。今までは自社のスタッフが手動でOUTLOOKのBCC送信という形で送信しており、これでは時間がかかりすぎ、リスト内のどこまで送信済みなのか管理も面倒ということで、この度メール一括配信のソフトを入れることにしたとのこと。営業活動において、既存顧客や潜在顧客にメールで各種情報を配信するのは会社として大切な業務でありながら地味に時間を取られる作業です。既にメール一括送信ソフトを導入している会社にとっては大した問題ではないことですが、意外にも上記のように手作業で送信している会社も未だに多いのが現状で、同様の悩みを抱える会社も多いはずです。
メルマガ送信ソフト、メール一括配信ソフトは有料・無料のどちらも多く存在しますので、スペックや送信条件、利用料など比較の上、自社に一番合ったものを使うのが良いかと思います。今回はメールマガジン配信管理や作成した文面を指定した多数の送信先に一斉配信することが可能なフリーソフト、「Mail Distributor」を紹介します。このソフトは、宛名やアドレス等の個別の情報を比較的簡単に挿入できる他、アドレス帳の管理、テンプレート文章の保存など一括送信に適した機能が充実しており、直感的に操作しやすいのでおススメです。送信する宛先毎にメールアドレス、名前、住所、電話番号、署名などの個別の情報を文面上に差し込めるので、あたかも一通ずつ送ったメールのように見せられるのも利点です。送信先アドレスの管理や、送信するメール毎に各種ルールを設定することができるだけでなく、過去に一斉送信したメルマガも一括管理および参照することができるので有用です。同ソフトはインターネット上より無料でダウンロードできます。
上記のように、メルマガとして多数の宛先にメールを一斉配信する際にはこれら専用のソフトを使った方がはるかに効率的で確実です。メールを受け取る相手に合わせて文面に表示する名前や各種情報を変更でき、個別のデータを差し込んだメールを自動配信するなど、送信先となる相手が多ければ多いほどこれらメルマガ配信ソフト、一括配信ソフトは必須のツールとなるでしょう。
赤座卓也（あかざたくや）